Il mercato italiano della gestione digitale dei documenti: opportunità e sfide per le imprese

Il mercato della gestione digitale dei documenti (Digital Document Management & Exchange) in Italia è cresciuto del 13% rispetto al 2021, raggiungendo un valore di 2,3 miliardi di euro. Nonostante questo incremento, il settore rimane maturo, con un tasso di crescita annuale medio del 4%. Tuttavia, il 41% delle imprese prevede una crescita moderata nei prossimi 3-5 anni, con un aumento del fatturato tra il 5% e il 9%. Il 54% del valore complessivo proviene dalla gestione documentale interna, che comprende la creazione, archiviazione, e conservazione dei documenti. Solo il 39% deriva dallo scambio elettronico di documenti con i partner di business, che include tecnologie come EDI e PEC.

Le soluzioni di gestione documentale: una necessità, ma con margini di miglioramento

Il Document Management System (DMS), uno strumento software che organizza, archivia e gestisce documenti digitali, è adottato dal 42% delle grandi aziende e PMI italiane. Tuttavia, la digitalizzazione dei processi interni è ancora frenata dall’uso di strumenti tradizionali, come email, PEC, e FTP, che sono utilizzati dal 55% delle imprese per lo scambio documentale con clienti e fornitori. La gestione elettronica documentale (GED) è la principale priorità per le imprese italiane, ma gli investimenti restano limitati. Infatti, il 50% delle aziende destina meno dell’1% del fatturato a questi progetti.

La digitalizzazione rimane una priorità, ma l’adozione dell’intelligenza artificiale è ancora limitata

L’intelligenza artificiale è ritenuta strategica dal 63% delle aziende italiane, ma solo il 13% la sfrutta attivamente nei processi documentali. Le potenzialità dell’AI, come l’analisi e la classificazione dei testi o la previsione dei dati, potrebbero accelerare la digitalizzazione dei processi aziendali, ma l’adozione è ancora bassa. Le difficoltà di adattamento e la resistenza al cambiamento sono tra i principali ostacoli a una più ampia diffusione di queste soluzioni.

Il ruolo delle normative europee e nazionali

A livello europeo, la digitalizzazione è supportata da normative in evoluzione. Tra queste, l’eArchiving, che riguarda la gestione dei documenti elettronici e la Direttiva ViDA, che rivoluzionerà la fatturazione elettronica intra-UE dal 2030. Tuttavia, le imprese italiane devono ancora affrontare alcune sfide, come la mancanza di consapevolezza riguardo alle opportunità offerte da normative come l’Electronic Freight Transport Information (eFTI) e il Pacchetto ViDA.

A livello nazionale, le normative italiane stanno cercando di spingere la digitalizzazione, con novità come l’obbligo di digitalizzare il registro cronologico dei rifiuti (RENTRI), che entra in vigore nel 2025. La digitalizzazione di processi come la trasmissione telematica dei corrispettivi e la piena operatività della lettera di vettura elettronica (eCMR) rappresentano passi importanti verso l’automazione dei flussi documentali.

Le sfide future: la spinta alle PMI e la necessità di un cambiamento di mentalità

Nonostante le opportunità offerte dalle normative europee e nazionali, il mercato italiano della gestione documentale digitale si trova ancora in una fase di stallo. L’assenza di obblighi normativi, dopo l’introduzione della fatturazione elettronica nel 2019, ha fatto sì che molte aziende non abbiano preso l’iniziativa per digitalizzare ulteriormente i propri processi B2B. Secondo Riccardo Mangiaracina, responsabile scientifico dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, “le imprese non possono permettersi di attendere le normative, è il momento di agire, per il bene e la competitività delle nostre imprese”.

Le piccole e medie imprese italiane (PMI) sono tra quelle che più faticano ad adottare soluzioni digitali avanzate. Le startup italiane nel settore della gestione documentale non riescono a ottenere significativi investimenti, e la resistenza interna al cambiamento rimane un ostacolo considerevole. Tuttavia, con il supporto delle politiche europee e la crescente attenzione alle tecnologie innovative, le PMI italiane potrebbero finalmente essere pronte a fare il salto verso la digitalizzazione totale dei processi aziendali.