Diretta streaming delle sedute consiliari di Enti locali: obblighi di pubblicità e data protection

Modalità di pubblicità delle sedute consiliari: decide il titolare

Garantire l’effettività della partecipazione dei cittadini alle vicende amministrative ed ai processi decisionali è l’indiscusso diktat rivolto alle pubbliche amministrazioni, in particolar modo, agli enti locali territoriali, in ragione della loro posizione di maggiore prossimità.

L’art. 38 del D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267 (Testo Unico degli Enti Locali, Tuel), al comma 7, dispone in tal senso che “le sedute del consiglio e delle commissioni sono pubbliche salvi i casi previsti dal regolamento”.

Tale pubblicità può essere realizzata non soltanto garantendo la possibilità di partecipazione fisica alle sedute consiliari (stimolata anche mediante il ricorso ad espedienti visivi come l’esposizione della bandiera della Repubblica italiana e dell’Unione europea, espressamente richiesta dallo stesso art. 38 TUEL), ma, alla luce della predetta digitalizzazione delle amministrazioni pubbliche e, al contempo, della crescente alfabetizzazione digitale dei cittadini, tramite riprese audio-video delle sedute e trasmissione delle stesse in modalità live streaming (diretta) o pubblicazioni della registrazione delle stesse.

Il trattamento di dati personali dei soggetti
ripresi

Ai fini privacy, il processo sopra descritto implica senza dubbio un trattamento di dati personali dei soggetti ripresi, rispetto al quale, in coerenza con la definizione ex art. 4 del Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation, GDPR), l’Ente locale, definendo propriamente i “mezzi” e le “finalità”, riveste il ruolo di titolare del trattamento e, in quanto tale, com’è ormai ben noto, è chiamato in ottica accountability ex art. 24 GDPR, a definire i processi, valutare i rischi, nonché ad individuare le più adeguate misure organizzative e tecniche per la garanzia dei diritti e delle libertà degli interessati.

Il Regolamento europeo non fornisce dunque istruzioni operative e soluzioni “chiavi in mano” per la conformità ma impone al titolare del trattamento di individuare le azioni più coerenti con i processi di fatto, tenendo conto dello specifico ambito di applicazione, della natura dei dati trattati, delle categorie di interessati coinvolti e, come detto, dei rischi correlati al trattamento.

Vediamo dunque quali considerazioni possono correttamente orientare il titolare nella ricerca della conformità del trattamento, ove intenda pubblicizzare le sedute tramite ripresa e condivisione online delle stesse.

La base giuridica della liceità del trattamento

Il principio di liceità impone al titolare del trattamento di individuare la più corretta base giuridica tra quelle proposte dagli artt. 6 e 9 GDPR.

Il trattamento in questione, consistente nella ripresa audio-video delle sedute consiliari e nella successiva condivisione online delle stesse, integra senza dubbio una diffusione dei dati personali, di natura comune (immagini e audio), che lascerebbe quasi automaticamente pensare alla necessità di acquisizione del consenso degli interessati.

Già la mera logica evidenzierebbe la difficoltà, data la composizione e la natura degli organi in questione, di acquisire il consenso degli interessati in considerazione delle variegate ragioni di opportunità politica che potrebbero emergere in relazione a qualsivoglia tema trattato nel corso delle sedute.

Una prospettiva più tecnica, che qui si vuole proporre, seppur nella stessa direzione, fonda invece l’esclusione del consenso sugli orientamenti dell’Autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali, Gpdp o Garante) e sulle prescrizioni della normativa in materia.

Provvedimento n. 14 del 27 gennaio 2022

In particolare giova far riferimento al Provvedimento n. 14 del 27 gennaio 2022 [doc. web n. 9745318], rubricato “Parere al Consiglio di Stato in ordine alla registrazione delle riunioni dell’organo consiliare dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni” (di seguito “Parere), estensivamente applicabile anche al tema oggetto della trattazione, nel quale il Garante chiarisce che “i soggetti pubblici possono trattare dati personali (e, quindi, effettuare riprese o registrare, anche limitatamente al solo audio senza la riproduzione dell’immagine) ai sensi delle disposizioni contenute nell’art. 6, par. 1, lett. c) ed e), del Gdpr e, dunque, solo se tale trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento, oppure quando il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento”.

La base giuridica

Dunque, la base giuridica che legittima l’effettuazione delle riprese e le successive operazioni di trattamento correlate (diffusione) non risiede nel consenso degli interessati ma nell’esecuzione di un obbligo di legge e nell’esecuzione di compiti di interesse pubblico.

L’art. 2-ter del Codice della Privacy (D.lgs. 196/2003, così come emendato dal d.lgs. 101/2018) chiarisce inoltre che il compito di interesse pubblico può sussistere soltanto in presenza di una specifica norma di legge o di regolamento o di atti amministrativi generali.

Nel caso di specie la “norma di legge” è rappresentata dagli artt. 10 e 38 del Tuel che garantiscono espressamente la pubblicità degli atti e delle sedute del Consiglio comunale.

L’inopportunità di raccolta del consenso

A conferma della inopportunità di raccolta del consenso, nello stesso Parere citato, si legge: “Al fine di adempiere i predetti obblighi legali o compiti di interesse pubblico o connessi all’esercizio di poteri pubblici, i soggetti pubblici non sono tenuti a chiedere alcun consenso (o autorizzazione) ai soggetti interessati per effettuare il trattamento dei relativi dati personali. Peraltro, come stabilito dal citato regolamento europeo, quando il titolare del trattamento è un’autorità pubblica, tendenzialmente, il consenso non può costituire un valido presupposto per il trattamento dei dati personali, considerando che esiste un evidente squilibrio tra l’interessato e il titolare del trattamento, tale da rendere pertanto improbabile che il consenso sia stato espresso liberamente e che quindi possa ritenersi validamente prestato”.

Trasparenza delle sedute e del trattamento

L’Ente locale, sebbene non sia tenuto all’acquisizione del consenso degli interessati per le circostanze considerate che individuano in altre basi giuridiche le condizioni di liceità del trattamento, ha comunque l’obbligo di informare gli interessati, nel rispetto del principio di trasparenza e con riferimento a tutti i contenuti prescritti dall’art. 13 Gdpr, ivi inclusi i diritti riconosciuti ex artt. 15 e ss. all’interessato – e relative modalità di esercizio – con particolare riferimento al diritto di opposizione.

All’Ente è richiesto di individuare, preferibilmente all’interno di uno specifico regolamento, le modalità più adeguate di somministrazione dell’informativa, da rendere, com’è ovvio, prima dell’inizio delle riprese.

Oltre al principio di trasparenza, l’Ente è tenuto al rispetto degli ulteriori principi applicabili al trattamento ex art. 5 Gdpr ed in particolare del:

• principio di minimizzazione dei dati, con riguardo al contenuto delle riprese audio- video (l’Ente è tenuto a valutare la sottrazione dalle riprese, e più in generale dal regime di pubblicità, di determinati argomenti, oggetto di trattazione, che potrebbero comportare la diffusione di informazioni riferibili ad interessati identificati o identificabili che potrebbero arrecare pregiudizio agli stessi con riferimento ai loro diritti ed alle loro libertà – es. diritto alla reputazione, all’onore e/o all’immagine);
• principio di limitazione della conservazione, in relazione ad eventuali registrazioni ed alla loro presenza online (giova ricordare, infatti, che il Titolare del trattamento è tenuto ad individuare il tempo di conservazione dei dati personali o, in assenza di uno specifico termine, ad indicare i criteri per la determinazione del tempo di conservazione).

Regolamento: una fondamentale misura organizzativa per la conformità del trattamento

L’autonomia regolamentare degli Enti Locali si esprime nella possibilità ad essi riconosciuta di adottare regolamenti che ne disciplinino l’organizzazione ed il funzionamento.

L’adozione di un Regolamento per l’effettuazione delle riprese audio-visive delle sedute consiliari o, più in generale, per lo svolgimento delle sedute stesse, costituisce una fondamentale misura organizzativa, che consente di disciplinare in maniera organica le azioni e le limitazioni necessarie per la conformità alla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali.

Con riguardo alle specifiche richieste della normativa richiamata, il Regolamento potrebbe opportunamente prevedere:

• che vengano esposti, all’entrata della sala consiliare, avvisi con l’indicazione della presenza di telecamere e dell’effettuazione delle riprese;
• che il Presidente fornisca preventiva informativa in relazione alla presenza delle telecamere e dell’effettuazione delle riprese;
• la limitazione, nel rispetto del principio di minimizzazione, delle inquadrature ai soli partecipanti alla seduta consiliare, escludendo il pubblico eventualmente presente;
• l’esclusione o la limitazione nelle riprese nelle ipotesi in cui gli argomenti trattati potrebbero rivelare informazioni di carattere personale di natura “particolare” o tali da arrecare potenziale pregiudizio agli interessati;
• di escludere o subordinare a preventiva autorizzazione l’effettuazione di riprese da parte di soggetti terzi;
• adeguate misure tecniche di sicurezza della piattaforma telematica utilizzata per la trasmissione;
• di limitare la trasmissione ai propri canali istituzionali o a reti televisive espressamente autorizzate;
• le specifiche modalità di esercizio dei diritti degli interessanti, con particolare riferimento ai diritti di opposizione e cancellazione;
• di determinare, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione, per quanto tempo le registrazioni resteranno disponibili sui canali istituzionali dell’ente.